Une étude commandée par Kroll Ontrack montre à quel point les procédures de sauvegardes sont souvent insuffisantes pour préserver ses données sensibles.
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Malgré les précautions prises, des pertes de données ont donc eu lieu. Les raisons en sont multiples. En général, la sauvegarde prévue ne s'est tout simplement pas déroulée.
La première est le caractère manuel ou à l'automatisme inapproprié de la sauvegarde. Une sauvegarde peut ainsi être programmée à un moment où l'ordinateur est éteint ou, si elle est manuelle, être simplement oubliée. Le logiciel de sauvegarde lui-même peut ne pas fonctionner convenablement. Par ailleurs, l'espace de destination de la sauvegarde peut être plein ou défectueux. De plus, le fichier perdu peut ne pas avoir été présent dans un répertoire dont la sauvegarde était prévue. La configuration de la sauvegarde automatique doit être faite avec suffisamment de rigueur pour que les fichiers importants soient effectivement tous sauvegardés. Enfin, le fichier peut avoir été perdu entre sa création et l'échéance suivante de la sauvegarde programmée.